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會計信息化實施問題及解決措施

 論文欄目:會計信息化論文     更新時間:2020/8/11 10:15:24   

[摘要]在當前的會計信息化實踐中,還是存在項目超期超支,軟件功能缺失及使用不當等問題,降低了會計信息化對會計工作的支持力度,也增加了會計人員在新時代轉型升級的負擔,因此有必要找出原因研究對策,提高會計信息化項目實施效果。

[關鍵詞]會計信息化;項目;問題

計算機技術被引入到會計工作幾十年來,取得了重大的成就。當前,會計工作電子化已經普及,會計信息化也成為各單位會計工作重要內容。實際工作中,通過提高會計工作信息化水平,廣大單位的會計工作質量與效率明顯提升。然而,在會計信息化實踐過程中,很多會計信息化項目還是有諸多問題,會計信息化的效果因此大打折扣,還給各單位造成了沉重的財務負擔。有些極端情況下,會計人員的工作強度甚至還因會計信息化實施不當而增加了,這顯然與會計信息化提高會計工作質量和效率的初衷背道而馳。本文總結了目前會計信息化實施過程中的常見問題,分析相關原因并提出了對策,希望能對提高會計信息化項目實施效果有所幫助。

1問題表現

1.1會計信息化項目工程超期

會計信息化的主要工作是開發部署會計軟件,軟件開發的本質是一個工程項目。多數會計信息化項目存在實施時間過長的問題,項目不能按照進度節點準時完成,給各單位會計人員帶來很大的困擾。一方面久久不能用上最新的系統,阻礙了各單位工作效率提升;另一方面項目超期本身就代表開發過程不順利,這種情況下軟件質量往往不能得到很好的保證,軟件質量風險加大。

1.2會計信息化項目工程超支

預算超支是會計信息化項目中常見的另一個問題,這種超支很多時候是隱性的。受各單位預算約束,很少有項目在實施過程中追加預算,一般是開發出來的軟件產品低質量狀態下表面通過驗收,然后簽訂后續合同對開發出來的軟件進行維護或者二次開發以彌補質量不足,往往花費不菲。從軟件整個生命周期看,預算實際上是嚴重超支的。

1.3會計軟件功能不達標或缺失

有些會計信息化項目驗收時表面上看完成了預設目標,通過了驗收,但使用一段時間后卻發現有諸多問題和不順手的地方,這些問題有的是開發初期提需求時忽略掉的,有的是驗收時過于粗略沒有及時發現的問題,還有的是使用新系統一段時間后對業務流程中的不足產生的新認識。這些問題由于未能在本次軟件開發中一并解決,將來再進行單獨處理將付出更高的成本。

1.4會計軟件使用不當

部分信息化項目軟件項目還存在會計人員不會使用或者不能正確使用軟件系統的情況。例如,某企業上線的資金管理系統有完整的賬戶管理功能,但在實際業務中,形成的卻是線下紙單人工審批后再走線上審批流程的工作模式,審批程序重復,浪費了軟件資源。再例如,由于部分領導不喜歡電子化辦公,所以會計系統的部分流程在領導環節就終止了,改為人工線下進行。顯然這種信息化是不完全的,同時造成了紙質數據和電子數據使用環節的分離和混用,加大了會計檔案管理難度。會計信息化不僅僅是開發和部署軟件,更重要的還是會計人員工作思維的更新與進步。使用先進的工具固然重要,但先進的工具只有在會使用的人手中才能發揮真正的作用。上述情況反映了會計人員對于會計信息化的認識欠缺很多,這種情況下的會計信息化是無意義的,失敗的。

2原因分析

2.1會計人員對會計信息化的作用和意義理解不深刻

盡管會計信息化已經普及多年,很多單位和會計人員對于會計信息化的認識還是處于工作自動化的階段,也就是認為會計信息化就是將現有流程從線下搬到線上,會計信息化的作用難以充分發揮。會計信息化是一種管理理念的革新,信息技術的新特征帶給會計工作的變革是從理念到流程全方位深層次的。實施會計信息化之前需要結合信息化的特點通盤考慮現有會計業務流程,高屋建瓴,統籌規劃。

2.2對軟件開發過程缺乏科學認識

會計信息化項目中的軟件開發過程,需要同其他軟件開發一樣,嚴格遵循軟件開發工程中的原理和規律。軟件行業已經總結出一套行之有效的對軟件開發過程進行管控的方法,稱之為軟件工程。軟件工程用工程管理的方法對軟件開發過程進行規劃、控制和管理,確保軟件能夠在預算約束范圍內功能完整地如期被開發出來。要想達到良好的軟件開發效果,需要嚴格按照軟件工程要求和步驟開展工作,這就需要財務工作人員與軟件開發人員密切配合。然而現實情況是,種種原因造成會計人員很少能和開發人員默契配合。這是造成絕大部分問題的根源。具體分析,有如下幾方面原因。(1)會計人員不理解軟件開發的過程和要點會計人員對軟件開發過程往往并不清楚。雖然開發人員可能會一再進行講解,但由于軟件工程的復雜性,會計人員仍很可能處于一知半解狀態。這樣就給開發人員和會計人員的交流造成妨礙,有些問題在軟件開發過程中非常重要,但是會計人員的認識過于簡單,造成軟件開發過程中的沖突和矛盾。例如,軟件開發最重要的需求分析階段,需要耐心梳理各類業務的全部細節。會計人員往往對該過程的重要性認識不足,相應的精力與資源投入不夠,最終造成不能準確表達需求。然而,待進入代碼編寫環節及以后,更改需求的代價幾乎與重新開發等同或更高,形成后續開發的障礙,客觀上引發了工程超期和超支。實際上,需求分析階段是極其耗費精力和資源的,也是軟件開發中奠定基石的一步,需要非常認真地對待。(2)會計人員對溝通的效率估計過高不同于會計事務多數情況下具有明確的規則和要求,軟件開發過程中存在很大的不確定性。加上會計人員和開發人員分別從屬于兩個不同的領域,本身話語體系相差巨大,很容易造成溝通不暢。這時需要雙方以極大的耐心深入溝通,反復確認,確保意見達成一致無歧義。然而,會計人員往往不能認識到溝通的困難,再加上會計本職工作的繁重,會計人員往往對與開發人員的溝通缺乏耐心,這勢必造成需求不準確,給后續工作帶來困難。(3)主管領導對會計信息化的實施缺乏了解與普通會計人員存在的上述問題相比,領導對于會計信息化的理解偏差造成的危害更加致命。一方面,領導可能對軟件開發的工作量預估不足,很容易使會計人員力量投入不夠;另一方面,開發人員有可能在領導的壓力下犧牲了軟件開發中的科學過程和合理步驟,給未來的軟件開發帶來不可控因素。

2.3對軟件系統缺乏統一長遠的規劃

軟件由兩部分組成,一是程序,二是數據。一個好的軟件需要程序運行順暢功能完整,數據規范而標準。然而在會計信息化實踐中,這些往往不盡如人意。(1)軟件兼容性差該問題在大型企業中較為常見。會計信息化建設主要方式有如下幾種:購買軟件、自行開發、定制開發、云平臺(本質為租賃)。經常發生的是,一家單位的會計信息化系統上線運行沒有幾年,決定更新軟件系統,新系統往往由于各種原因不能與舊系統兼容,造成巨大浪費。這種情況在更換會計軟件供應商時表現尤其嚴重,不同軟件供應商的軟件往往難以整合,或者整合需要花費巨額經費。(2)數據規范化程度低會計信息化項目規劃時,往往對于數據方面考量過少。運行中則會發現,實際工作對數據格式等的要求越來越多,由于會計軟件已經定型并正在業務運行中,擴充更改數據格式往往成為不可能完成的任務。同時,在會計軟件更新換代時,可能由于數據格式不統一,新舊會計軟件之間歷史數據不能有效轉移,造成浪費,給后續的數據分析造成妨礙。各單位原來花費巨資收集整理的電子數據,卻無法充分實現其價值。此外,大型單位尤其是企業集團,旗下單位眾多,由于缺乏統籌規劃,成員單位之間很可能選用的是不同公司開發的軟件系統。不同軟件之間數據結構等的不同會造成數據孤島現象,而重新理清和打通數據也耗資不菲。

2.4對技術選擇過于偏向先進性而忽略了適用性

各單位(尤其是國有企業)在決定實施會計信息化項目時,很注重所建系統的先進性,非常喜歡應用最新的技術如大數據、人工智能、區塊鏈等,而對技術的適用性考量較少。實際上,就會計領域而言,由于會計業務處理過程和會計數據的特異性,并不是所有的先進技術都適用。以大數據技術為例,大數據需要數據量足夠大,有部分觀點甚至認為只有以存儲量計算的數據量達到TB級以上才能稱得上大數據,會計數據遠遠達不到這種數據規模,大數據技術在會計領域難以找到用武之地。實際上,看上去較為“落后”的數據挖掘技術更適合會計軟件系統。在實踐中,軟件開發公司推介的很多冠名使用了先進技術的項目,實際使用的是原本就存在的老技術,只是在概念上改頭換面進行了一定的混淆,會計人員應當注意該現象的存在,控制會計信息化實施成本。

3相關建議

3.1開展會計信息化時需要認真調研并接受充分教育

理念更新是變革的開端,會計人員已經看到了信息化的潛在巨大價值,所缺乏的僅僅是對會計信息化更深入的認識。因此,會計信息化項目上馬前要做好充分準備。首先,會計人員從領導層到經辦人員均應認真接受軟件開發基本理念與過程的培訓,了解開發過程的難點與重點,學習如何克服開發中常見的困難,掌握與開發人員的溝通技巧。其次,各級會計人員尤其是領導應以培訓中掌握的新觀念,從新視角系統地審視單位現有的會計業務,做好調查研究工作,與開發人員深入探討規劃方案。

3.2軟件公司需要嚴格遵守軟件工程規范

軟件公司質量參差不齊,開發人員個人素質也是良莠不齊。部分開發人員本身能力有限,對于軟件工程的原則和要求認識并不到位。開發會計信息化項目時,會計人員應當要求軟件公司提供項目管理水平高、經驗豐富的項目經理參與開發,要求軟件公司給予項目人員充足的培訓,使得雙方同時互相進入對方的話語體系,在軟件開發過程中形成合力,防止因隔閡造成軟件開發失敗,避免軟件公司與單位在軟件開發中出現雙輸局面。

3.3希望國家會計主管部門加強對會計信息化的規范

目前,會計主管部門已經出臺了不少會計信息化方面的規則和條例,但是仍然不能滿足社會需要,跟不上時代發展的步伐,盼望會計主管部門能夠進一步加強對會計信息化領域的研究投入,尤其是深入到數據標準和程序功能的層次,出臺全國規范,使得數據格式統一,標準清晰,將數據真正變為數據財富。

主要參考文獻

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作者:李偉 單位:中國財政科學研究院

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